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7 dicas de organização com o uso de Lista de Tarefas

Por Wagner Mancini*

Pessoas mais produtivas costumam utilizar listas de tarefas para ajudar na organização do seu cotidiano e no planejamento das atividades. Sobretudo priorizando aquilo que precisa ser feito mais rapidamente e gerenciando o tempo de uma forma adequada.

Sem dúvida alguma ter listas de tarefas é algo que ajuda bastante. Se você ainda não faz a sua, é bom começar a refletir quanto ao uso o mais rápido possível. Estudos mostram que pessoas que fazem o uso deste mecanismo de organização são bem mais produtivas e atingem seus objetivos de forma mais consistente.

Mas, na verdade ter uma lista de tarefas é apenas o início do processo de gerenciamento do tempo e do ganho efetivo de produtividade pessoal.  

Uma lista de tarefas bem estruturada precisa considerar tudo o que temos pendente, não apenas na nossa vida profissional, mas também em cada área de nossa vida pessoal: financeira, relações afetivas, lazer, saúde, amigos, estudos, área espiritual, moradia, as pessoas com quem convivemos e interagimos em nossas casas e em nosso trabalho. Uma revisão bem-feita nessas áreas nos indicará, com certeza, dezenas de pendências que, quando não listadas, não dimensionamos a quantidade e tão pouco a ordem de prioridade.

Além disto, cada tarefa precisa de um determinado tempo para ser executada. Algumas 5 minutos, outras 15, outras 1 hora, 2, 4 ou até 8 horas…. Outras inclusive dependem de se fazer um planejamento e quebrar esta tarefa e alguns passos…

“ Seu dia tem um limite de horas… o ano um número certo de dias… e sua vida um limite de anos…. Portanto, use cada momento de sua vida, de forma a fazer aquilo que você quer e não desperdice seu bem mais precioso, sem tempo!”

Uma das grandes dificuldades de uma lista de tarefas simples e única é que não levamos em conta a quantidade da aplicação do tempo. E, mais que isto, quanto tempo temos livre de fato no nosso dia ou na semana ou mesmo no mês? Apenas fazendo um mapeamento do tempo disponível na nossa vida e de todas as tarefas que temos pendentes é que poderemos ir encaixando as tarefas que são mais importantes e aí sim perceber se o que temos para fazer cabe em nosso tempo disponível.

E é nessas horas, muitas vezes, que precisamos tomar decisões sábias sobre o que não iremos realizar. Em geral, temos muito mais pendências que gostaríamos ou mesmo que cabe em nosso dia.

Eu costumo dizer que a tecnologia revolucionou a forma como vivemos. Nos abriu novas possibilidades, e vontades, como estudar, viajar, leituras, interações etc, etc. E, aproximou consideravelmente as demandas de trabalho que antes pareciam distantes, fisicamente disponíveis nos ambientes de trabalho. Hoje, esse avanço tecnológico nos permite acesso em tempo real a qualquer informação, na palma da mão como e-mails, conversas via WhatsApp e outra interações online. E o que não mudou? O dia, que continua com 24 horas. Ou seja, é uma questão de prioridades. E para tanto é necessário se organizar com listas de tarefas.

Abaixo relacionei algumas dicas rápidas de como organizar listas de tarefas:

  1. Use uma agenda para controlar o seu tempo disponível. O uso de ferramenta eletrônica ajuda muito: pode ser o calendário do Microsoft Outlook, a agenda do Google ou algum aplicativo no seu celular;
  2. Sua agenda tem que ser respeitada em 1º lugar por você mesmo. Portanto, se comprometa a agendar somente aquilo que você realmente irá conseguir realizar, ou seja, aquilo que você está 100% comprometido verdadeiramente;
  3. Não preencha cada minuto da sua agenda. Reserve tempo para imprevistos, pois eles com certeza acontecerão em muitos dos seus dias. E, nos dias que não acontecerem, você pode usar esse tempo que sobrou para fazer alguma das atividades que ainda estão pendentes em sua lista ou pode adiantar algo do dia seguinte;
  4. Crie o hábito de sempre anotar novas pendências em sua lista de tarefas, seja ela no Microsoft Outlook, do Google, que se chama Gtasks, ou algum aplicativo para o seu celular;
  5. Ao invés de ter 1 lista de tarefas única, tenha várias listas de tarefas, separadas em grupos de tarefas similares ou por categorias. Por exemplo, há tarefas que você só pode fazer em casa, outras apenas no trabalho, outras com o uso do computador ou aquelas só quando encontrar determinada pessoa. Ou seja, ao invés de ter 1 lista imensa de tarefas, crie várias listas de tarefas por temas que sejam restritas à uma determinada condição. Isto ajuda muito, pois de nada adianta ficar revisando a lista de coisas pendentes de se fazer em casa, quando se está no trabalho, nem vice-versa. Ter várias listas de tarefas, organizadas por categorias, ajuda você a ir direto ao ponto, a cada momento, e, se você tiver isto organizado em seu celular, sua lista de tarefas estará sempre com você;
  6. Revise constantemente suas listas de tarefas e sua agenda, de forma a poder utilizar o seu tempo eficazmente. E lembre-se que tudo o que você esteja dedicando tempo deve estar, de alguma forma, alinhado com algum objetivo pessoal ou profissional. Se você tem tempo reservado para algo em sua agenda, que não tem ligação com seus objetivos, ou você não tem clareza de seus objetivos, ou está jogando tempo precioso fora.

* Wagner Mancini é Co-fundador da OmRá Technologies for a better life, consultoria especializada em Produtividade Pessoal e Aprendizagem Humana. Empreendedor há 15 anos, mentor de start-ups, com formação em engenharia elétrica, e especialização em Administração e Marketing. Trabalhou durante 15 anos como executivo na área de tecnologia da informação em empresas como Storagetek e Columbia Storage.

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