Posts

Reuniões Produtivas – dicas para antes, durante e depois das reuniões

Por Wagner Mancini *

Muitos de nós temos uma agenda carregada de reuniões. Reuniões internas, externas, com clientes, reuniões para resolver assuntos pessoais… enfim, diversas reuniões a cada semana, sobre diversos assuntos, e cada uma delas precisa ser adequadamente preparada, conduzida e acompanhada para que elas sejam de fato produtivas.

O que é uma reunião produtiva? Aquela em que as pessoas certas são envolvidas, e apenas elas, onde se investe um tempo coerente, onde se discutem assuntos pertinentes a todos os envolvidos e, principalmente, onde se tomam decisões, se definem próximos passos e os mesmos são acompanhados adequadamente, com responsáveis e datas bem definidas.

Apresento abaixo algumas dicas para que suas reuniões possam ser mais produtivas.

Antes da Reunião:

  • Se você está organizando a reunião:
    • Defina claramente os temas da reunião.
    • Certifique se os assuntos da reunião não podem ser tratados em outra reunião já agendada ou via e-mail ou call.
    • Elabore uma pauta para a reunião, a qual não precisa ser um documento formal, mas para ser útil deve conter no mínimo os seguintes itens:
      • Tema da reunião
      • Motivo de sua realização
      • Data, horário, duração prevista e local
      • Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
      • Tópicos agendados, pessoas envolvidas em cada tópico e quem deverá expor o que.
    • Defina um horário de início e término e, sempre que possível, se houver vários temas, tente criar uma pauta definindo o tempo estimado para cada tema / cada apresentação. Não se esqueça de estimar tempo para discussões e decisões.
    • A equipe que participará da reunião deverá ser comunicada antecipadamente sobre os tópicos a serem debatidos, bem como eventuais necessidades de preparação para a reunião.
    • Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informadas, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião, só com as pessoas envolvidas diretamente, tem mais chances de ser produtiva.
    • Envolva além dos tomadores de decisão, pessoas que sejam capazes de resolver os problemas.
    • Envie um convite de reunião via MS Outlook, Google Calendar ou software similares, de tal forma que todos tenham isto em sua agenda e você também pode controlar quem aceitou o convite e quem não. Adicione no compromisso detalhes importantes como pauta, informações adicionais, links, apresentações etc.
    • Envie para os participantes, com antecedência de alguns dias, eventuais documentos, apresentações e outros materiais ou informações necessários para que a pessoa esteja a par dos assuntos a serem discutidos. Evite enviar informações extremamente longas que obrigariam a pessoa a ler estas informações por muitas horas – se este for o caso, tente resumir, de forma que em, no máximo, 15 a 30 minutos, a pessoa possa assimilar todas as informações para se preparar para a reunião.
    • Reserve um tempo em sua agenda 1 ou 2 dias antes da reunião, para se preparar adequadamente para a reunião. É também um bom momento para confirmar com o organizador da reunião se a mesma irá acontecer na data, horário e local definidos.
  • Se você está recebendo um convite para uma reunião:
    • Antes de aceitar o convite, faça a pergunta:  Está relacionada com um dos meus objetivos pessoais ou profissionais? Se não estiver, rejeite o convite e/ou negocie sua participação com quem estiver organizando a reunião.
    • Se você é um líder de uma equipe, veja se é necessário levar alguém de sua equipe que não está convidado ainda. Se este for o caso, comunique ao organizador da reunião.
    • Reserve um tempo em sua agenda 1 ou 2 dias antes da reunião, para se preparar adequadamente para a reunião.
    • Faça uma lista prévia de pontos que você ache importante levantar durante a reunião, e leve isto consigo para a reunião, a fim de não esquecer de algo importante.
    • Se a reunião tiver sido agendada com muita antecedência (mais do que 2 semanas), pode ser interessante confirmar com quem agendou a reunião para ver se não houve mudanças de agenda ou datas.

Durante a Reunião:

  • Respeite os horários e comece no horário estabelecido, valorizando as pessoas que chegaram no horário.
  • Estabeleça e controle o tempo destinado para cada assunto.
  • Reservar 5 a 10 minutos para responder:  Qual a próxima ação requerida para cada ponto discutido?  Determine prazo e responsável.
  • Evite interrupções desnecessárias, que façam com que a reunião ou as pessoas percam o foco.
  • Não transforme uma oportunidade de integração e diálogo, em um monólogo. Permita o envolvimento de outras pessoas, demonstrando seu interesse em aceitar sugestões.
  • Tenha participantes temporários (que participam apenas de parte da reunião). Se você tem uma pauta bem definida, pode liberar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio.
  • Ao final de cada tópico, revise os pontos e próximas ações que ficaram pendentes com cada pessoa.

Após a reunião:

  • Se necessário, registre uma ata sucinta, clara e objetiva e envie para as pessoas da reunião e a quem mais necessite da informação. Mencione pendências, responsáveis, próximas ações e prazos.
  • Acompanhe cada pendência. Transforme estas pendências em tarefas, e se estiver usando o Microsoft Outlook ou o Google Tasks, utilize lembretes para não esquecer de realizar estas pendências ou não esquecer de cobrar quem ficou responsável por isto. Se a pendência requer horas de trabalho seu, programe isto na sua agenda / calendário, reservando espaço adequado para poder realizar isto de forma planejada e estruturada.

* Wagner Mancini é Co-fundador da OmRá Technologies for a better life, consultoria especializada em Produtividade Pessoal e Aprendizagem Humana. Empreendedor há 15 anos, mentor de start-ups, com formação em engenharia elétrica, especialização em Administração e Marketing, tralhou durante 15 anos como executivo na área de tecnologia da informação em empresas como Storagetek e Columbia Storage. É mentor do Programa InovAtiva Brasil desde 2015.

inovativa@inovativabrasil.com.br